Pour la satisfaction client l’OT s’engage à:
- un accès à l’information dans les 3 espaces d’accueil fixe et la Roul'OT (Office de Tourisme mobile),
- une information claire et précise, adaptée à chaque clientèle : en vis à vis, par téléphone, par email, par courrier, sur le site web www.tourisme-condom.com.

- la gestion et la mise à disposition de l’information touristique,
- la mesure de la satisfaction de nos visiteurs et la prise en compte de leurs attentes,
- des espaces propres et confortables,
- un personnel formé, compétent et à l’écoute,

- des services complémentaires à l’accueil et à l’information touristique : billetterie de spectacle, boutique, aménagement de chemins de randonnée, services de guidage (patrimoine, nature).

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Le personnel à l'accueil écoute, reformule, conseille et prescrit. Il est disponible et attentif aux demandes des visiteurs. Il cible la demande et répond de façon précise et adaptée en fournissant la documentation nécessaire. Il est également force de vente pour les produits proposés par l’OT : visites guidées, animations ou articles en vente à la boutique.

Afin d’optimiser cet accueil client une procédure d’accueil comptoir a été mise en place.

Le même service est offert aux visiteurs qui se renseignent par téléphone ou par courriel. Les courriels sont traités sous 24h. Dans la mesure du possible et toujours dans un souci de satisfaction client, la réponse mail est privilégiée associant la documentation souhaitée au format PDF disponible sur le Sharepoint ou en lien de brochure téléchargeable sur le site internet.

Le traitement des envois se fait à Condom. Les réponses sont toutes accompagnées d’un courrier précisant la documentation fournie.
 

Dans le cadre du conseil en séjour personnalisé, l’équipe d’accueil met tout en œuvre pour répondre aux demandes visiteurs. Elle dispose d’outils efficients permettant d’offrir une information vérifiée et de qualité (horaire des médecins et commerces, garde de pharmacie, location de salles, horaires de transport hors territoire…).
Un cahier de liaison internet en ligne (Sharepoint) est instauré pour le relais de l’information auprès du personnel d’accueil. Sont notées toutes les informations de dernières minutes dont les conseillers en séjour peuvent avoir besoin pour informer la clientèle.

Le badge porté par le personnel indique la qualification et les langues parlées. Le personnel non permanent est identifié par une mention "stagiaire" ou "saisonnier". Il est formé avant d’être en contact avec la clientèle lors d'une journée d'intégration et il est encadré dans un premier temps par du personnel permanent.

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Les conseillers en séjour suivent régulièrement des formations pour optimiser leurs techniques d’accueil. Selon les périodes de fréquentation le nombre de personnel d’accueil est adapté à la saison et au flux afin de permettre une meilleure prise en charge du client.
La qualité de l’accueil téléphonique fait l’objet de la même attention que l’accueil physique en répondant aux exigences de la marque “Qualité Tourisme”. En période de fermeture le répondeur est systématiquement branché et informe en français et anglais des horaires d'ouverture de l'OT.

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Gestion de l’information

Gérer une information exhaustive et fiable est une des règles majeures de l’OT. Il s’engage à une veille et actualisation permanente de l’information touristique sur son site web,  la base de données départementale ainsi qu’à une mise à jour annuelle de son magazine touristique.
Sur le même principe, dans un souci de précision et satisfaction clients et prestataires, une liste des disponibilités de dernière minute des hébergements de la Ténarèze est établie en saison touristique (juillet-août), lors d’évènementiels ou de week-ends de forte fréquentation (ex: ponts) avec un affichage à l’extérieur de l’OT et une information comptoir.